Deskripsi
Layanan Email kedinasan merupakan layanan yang disediakan Diskominfo Prov. Kalbar sebagai alat komunikasi persuratan elektronik dalam kegiatan kedinasan yang wajib digunakan oleh seluruh pegawai/pejabat di lingkungan Pemprov. Kalbar demi menjaga keamanan dan resiko kerahasiaan data dan informasi negara sebagaimana di amanatkan dalam Surat Edaran Menpan-RB Nomor 6 Tahun 2013 tentang Penggunaan Alamat Email Resmi Pemerintah Pada Instansi Pemerintah.
SYARAT LAYANAN
Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Kalimantan Barat telah membuat akun email untuk setiap OPD di lingkungan Pemerintah Provinsi Kalimantan Barat dan apabila terdapat permintaan untuk pengubahan atau penambahan terkait dengan email OPD tersebut maupun reset password untuk email yang sebelumnya sudah ada dapat menyampaikan surat pengajuan kepada Diskominfo Prov. Kalbar.
SOP
Lupa Email dan atau Sandi via Whatsapp
1. Admin IT OPD mengirimkan kepada Kepala Seksi Tata Kelola perihal daftar nama yang lupa email dan sandi dengan format yang sesuai.
2. Kepala Seksi Tata Kelola meneruskan pesan tersebut kepada Staf Tata Kelola yang merupakan admin email.
3. Admin email melakukan pemeriksaan dengan pada database apakah nama bersangkutan memang sudah mempunyai email. Apabila belum, maka admin melaporkan kepada Kepala Seksi Tata Kelola. Apabila sudah, staf akan mendata nama email dan melakukan reset sandi akun email tersebut dan mengganti sandi baru yang di-generate secara otomatis.
4. Kepala Seksi Tata Kelola mengirimkan pesan kepada Admin IT OPD bahwa nama-nama bersangkutan belum memiliki email dan wajib membuat surat pengajuan email kepada Diskominfo.
5. Admin email mengirimkan pesan dengan format sesuai dengan daftar email PNS untuk konfirmasi bahwa email / sandi sudah direset ulang kepada Kepala Seksi Tata Kelola.
6. Kepala Seksi Tata Kelola memeriksa hasil reset email dan sandi serta meneruskan pesan dari staf kepada admin IT OPD.
7. Apabila pesan sudah dibaca, Kepala Seksi Tata Kelola wajib mendokumentasikan permintaan dan balasan kepada admin IT dalam bentuk screenshot dan disimpan sebagai bukti permintaan atas lupa email/sandi dari OPD bersangkutan.
Lupa Email dan atau Sandi via Surat
1. Kepala OPD mengajukan surat yang berisi nama dan NIP pegawai yang lupa email atau sandi dari OPD bersangkutan kepada Kepala Diskominfo
2. Kepala Diskominfo menerima dan meneruskan surat pengajuan kepada Kepala Bidang Aplikasi Informatika
3. Kepala Bidang Aplikasi Informatika meneruskan surat kepada Kepala Seksi Tata Kelola.
4. Kepala Seksi Tata Kelola menerima surat dan meneruskan kepada Staf Tata Kelola yang merupakan admin email.
5. Admin email melakukan pemeriksaan dengan pada database apakah nama bersangkutan memang sudah mempunyai email. Apabila belum, maka admin melaporkan kepada Kepala Seksi Tata Kelola. Apabila sudah, staf akan mendata nama email dan melakukan reset sandi akun email tersebut dan mengganti sandi baru yang di-generate secara otomatis.
6. Kepala Seksi Tata Kelola membuat konsep surat konfirmasi bahwa nama-nama bersangkutan belum memiliki email dan wajib membuat surat pengajuan email. Kemudian surat diserahkan kepada Kepala Bidang Aplikasi Informatika.
7. Surat dikonfirmasi oleh Kepala Bidang Aplikasi Informatika dan diteruskan kepada Kepala Diskominfo
8. Staf Tata Kelola menyerahkan daftar email PNS berikut password dalam Daftar Email PNS kepada Kepala Seksi Tata Kelola
9. Kepala Seksi Tata Kelola membuat konsep surat konfirmasi kepada OPD berikut lampiran akun dan sandi masing-masing PNS yang baru dalam amplop terpisah. Kemudian menyerahkan konsep surat tersebut kepada Kepala Bidang Aplikasi Informatika.
10. Kepala Bidang Aplikasi Informatika menerima dan memeriksa konsep surat balasan kepada OPD yang berisi daftar akun email dan sandi terbaru. Jika ada yang perlu diperbaiki maka sampaikan kembali kepada Kepala Seksi Aplikasi. Jika tidak maka surat diteruskan kepada Kepala Dinas Komunikasi dan Informatika.
11. Kepala Dinas Komunikasi dan Informatika mengirimkan surat balasan kepada Kepala OPD bersangkutan.
12. Kepala OPD menerima surat balasan.
Pengajuan Pembuatan Email via Sistem
1. Bagian Kepegawaian OPD mengajukan pembuatan email bagi PNS yang belum mempunyai email resmi kepada admin IT OPD.
2. Admin IT memilih menu Sign Up pada website kalbarprov.go.id untuk pengajuan email PNS.
3. Admin IT OPD mengisi form Sign Up yang berisi : nama depan, nama belakang, NIP, Jenis Kelamin, Nomor Handphone, Jabatan, Instansi, password yang diinginkan, dan konfirmasi password PNS yang mengajukan email. Setelah itu, klik Lanjutkan.
4. Email berhasil dibuat dan admin IT OPD melakukan konfirmasi via telepon kepada Kepala Seksi Tata Kelola bahwa ada pembuatan email dari OPD bersangkutan.
5. Kepala Seksi Tata Kelola meminta staf Tata Kelola melakukan pengecekkan data PNS yang dibuatkan email dan melakukan dokumentasi atas pembuatan email.
Pengajuan Pembuatan Email via Surat
1. Kepala OPD mengajukan nama-nama pegawai yang membutuhkan email kedinasan Pemprov Kalbar dengan melengkapi dan menandatangani Formulir Pengajuan Email PNS.
2. Kepala Diskominfo menerima dan meneruskan surat pengajuan beserta formulir email PNS kepada Kepala Bidang Aplikasi Informatika.
3. Kepala Bidang Aplikasi Informatika meneruskan surat kepada Kepala Seksi Tata Kelola.
4. Kepala Seksi Tata Kelola memeriksa apakah Formulir Pengajuan email PNS telah diisi dengan lengkap. Jika ya maka menyerahkan daftar PNS kepada Staf Tata Kelola yang berperan Admin Email. Jika tidak, Kepala Seksi Tata Kelola mengkonfirmasi kekurangan kelengkapan isian kepada Kepala Diskominfo untuk diteruskan kepada Kepala OPD yang bersangkutan.
5. Admin email membuatkan email pengguna dengan format nama_depan[dot]nama_belakang@kalbarprov.go.id dengan sandi yang di-generate secara otomatis.
6. Admin email menyerahkan daftar email PNS dan password dalam Daftar Email PNS kepada Kepala Seksi Aplikasi.
7. Kepala Seksi Tata Kelola membuat konsep surat konfirmasi kepada OPD berikut lampiran akun dan sandi masing-masing PNS dalam amplop terpisah. Kemudian menyerahkan konsep surat tersebut kepada Kepala Bidang Aplikasi Informatika.
8. Kepala Bidang Aplikasi Informatika menerima dan memeriksa konsep surat balasan kepada OPD yang berisi daftar akun email OPD yang bersangkutan. Jika ada yang perlu diperbaiki maka sampaikan kembali kepada Kepala Seksi Tata Kelola. Jika tidak maka surat diteruskan kepada Kepala Dinas Komunikasi dan Informatika.
9. Kepala Dinas Komunikasi dan Informatika mengirimkan surat balasan kepada Kepala OPD bersangkutan.
10. Kepala OPD menerima surat balasan
PEMERINTAHAN PROVINSI KALIMANTAN BARAT
